मेरा इनबॉक्स उन महत्वपूर्ण ईमेलों से भरा हुआ है जिन्हें तुच्छ लोगों द्वारा जिंदा दफन किया जा रहा है। कृपया सलाह दें!
संगठित ईमेल इनबॉक्स की यात्रा में यह पहला कदम है: जितना हो सके जंक से अनसब्सक्राइब करें। लेकिन भले ही आप हमले पर अंकुश लगाने में कामयाब हों, फिर भी कुछ नोट फिसल जाते हैं। जैसा कि मेरे सहयोगी निकोल न्गुएन ने हाल ही में रिपोर्ट किया है, जीमेल और आउटलुक ऐसी सुविधाएँ प्रदान करते हैं जो समस्या को हल करने में मदद करने का वादा करती हैं। लेकिन मैंने पाया है कि जीमेल के संगठनात्मक उपकरण ज्यादातर आपको केवल उन ईमेल को प्रबंधित करने में मदद करते हैं जो आपको पहले ही प्राप्त हो चुके हैं।
मेरी और आपकी समस्या यह है कि हम चाहते हैं कि चीजें पहले से ही व्यवस्थित रूप से पहुंचें, इसलिए हमें एक परेशान संचालन निदेशक के रूप में समय बर्बाद करने की जरूरत नहीं है। मुझे गियर के आकार के सेटिंग आइकन के माध्यम से कुछ राहत मिली है। हिट “सभी सेटिंग्स देखें,” और “इनबॉक्स” पर टैब करें, फिर “इनबॉक्स प्रकार,” के तहत “पहले अपठित” चेक करें। यह सहायक व्यवस्था सभी अपठित ईमेल को आपकी कतार में सबसे ऊपर लाती है, जिससे “अपठित चिह्नित करें” बटन आपका सबसे अच्छा मित्र बन जाता है।
काश, सभी अपठित ईमेल समान नहीं होते। लेकिन मुझे चीजों को पुनर्व्यवस्थित करने के लिए “इनबॉक्स प्रकार” में “एकाधिक इनबॉक्स” विकल्प का उपयोग करने का एक तरीका मिला ताकि मेरे सहकर्मियों के अपठित संदेश पहले दिखाई दें, फिर फ्रीलांस ठेकेदारों के समूह से। बाकी सब कुछ नीचे है।
यह सेटअप स्वयं प्राप्त करने के लिए, आपको पहले विशिष्ट पतों से ईमेल के लिए एक फ़िल्टर बनाना होगा। इनबॉक्स खोज बार के दाईं ओर आइकन (यह तीन पंक्तियों के ढेर जैसा दिखता है) पर क्लिक करके प्रारंभ करें। “प्रेषक” पंक्ति में, उन सभी के सभी पते रखें जिनके संदेश आप कर्ली कोष्ठकों के एक सेट के भीतर एक साथ समूहीकृत करना चाहते हैं, अर्थात {JohnDoe@email.com, JordanDoe@email.com, …}। यह कष्टप्रद है, लेकिन इतना कम है यदि आप इसे पहले एक अलग दस्तावेज़ में करते हैं, तो इसे पेस्ट करें।
जब आप पूरा कर लें, तो “फ़िल्टर बनाएं” पर क्लिक करें और “लेबल लागू करें” नामक एक विकल्प प्रकट होता है। अपने नए लेबल को नाम दें- “सहकर्मी,” उदाहरण के लिए-विराम चिह्न या रिक्ति से बचें, फिर “फ़िल्टर बनाएं” पर फिर से हिट करें। अब, आप उपरोक्त “इनबॉक्स प्रकार” ड्रॉप-डाउन मेनू में वापस सेट किए गए “एकाधिक इनबॉक्स” को अनुकूलित करने के लिए उस लेबल का उपयोग कर सकते हैं। पहले अनुभाग के लिए “खोज क्वेरी” फ़ील्ड में “लेबल: सहकर्मी है: अपठित” दर्ज करें, ताकि “सहकर्मी” लेबल वाले अपठित ईमेल आपके इनबॉक्स में सबसे पहले दिखाई दें। अन्य अनुभागों को जो कुछ भी आप चाहते हैं, उसके साथ पॉप्युलेट करें (है: तारांकित, के लिए उदाहरण, आपके सभी तारांकित ईमेल दिखाता है)। संचालन निदेशक, और नहीं!
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